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Zeitmanagement und Selbstorganisation mit dem Pareto Prinzip

Und täglich grüßt das Murmeltier… Oder vielmehr: Immer wieder begegnen uns Themen wie Effizienz, Produktivität – und damit natürlich auch das Thema Zeitmanagement. Sie gähnen schon jetzt? Das sollten Sie nicht! Denn, wenn wir mal ganz ehrlich sind: Mit mal eben 20% Einsatz 80% Erfolg erzielen – das ist verlockend, oder vielleicht nicht? Und ja, dem einen oder anderen dient das als willkommene Ausrede für ein wenig Schlendrian… Richtig angewendet jedoch, kann es Erfolg ohne Krampf und mit vielmehr Leichtigkeit bedeuten. Und jetzt sind wir im Spiel.

Das Pareto Prinzip

Seinen Namen verdankt das Pareto Prinzip dem italienischen Ingenieur und Ökonomen Vilfredo Pareto, der um 1906 die Verteilung des Volksvermögens in Italien untersuchte und dabei herausfand, dass rund 80 Prozent des Vermögens bei rund 20 Prozent der italienischen Familien konzentriert war. Daraus folgerte er, dass die Banken sich doch lieber um diese 20 Prozent Reichen kümmern sollten. Das wäre effizienter und würde mehr Profit bringen. Dafür hagelte es natürlich heftigste Kritik seitens der anderen 80 Prozent der Bevölkerung. Aber das ist eine andere Geschichte…

Entscheidend aber ist: Dieses über 100 Jahre alte „Gesetz“ ist so aktuell und so wirksam wie damals. Wenn wir es wirklich verstehen und richtig einsetzen.

Pareto Prinzip – worum geht’s?

Grundsätzlich besagt das Pareto Prinzip, dass mit 20 Prozent Einsatz in der Regel rund 80 Prozent der Ergebnisse erreicht werden. Das heißt, für alles, was darüber hinaus geht, müssen Sie ungleich mehr Aufwand betreiben. Dieses Prinzip können Sie ganz leicht auf alle Lebensbereiche anwenden. Wir erledigen zum Beispiel in 20% der Zeit schon die wichtigsten 80% des Hausputzes. Um es dann wirklich picobello zu haben, braucht es für all die kleinen Details die übrigen 80% Zeit. Ob das Sinn macht, ist eine persönliche Entscheidung.

Auch tragen wir nur rund 20% unserer Kleidung in 80% unserer Zeit und wir verbringen 80% unserer Quality-Time mit maximal 20% der Menschen in unserem Umfeld. Beruflich sieht das nicht viel anders aus. Wenn wir mal genauer hinschauen, ist es noch heute in den meisten Unternehmen so, dass wir mit 20% unserer Kunden rund 80% Umsatz machen.

Mit diesem Wissen können Sie folgende Regel für sich persönlich ableiten: Für Ihren Erfolg sind nur einige wenige Dinge wirklich wichtig. Das wissen Sie natürlich eigentlich. Und genau auf diese wenigen, wirklich wichtigen Dinge gilt es im Alltag den Fokus zu legen. Das kann für das Erledigen einzelner Aufgaben und Projekte ebenso gelten, wie für die gesamte Unternehmensstrategie. Das Pareto-Prinzip eignet sich damit besonders für diejenigen, denen es vor allem um Effizienz geht.

80 % der Ergebnisse können mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden.

 

Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit.

Pareto Prinzip als Unternehmensstrategie

Im Idealfall setzen Unternehmen ihre also Ressourcen dort ein, wo sie den größten Nutzen erzielen. Dabei sollten Sie sich unter anderem folgende Fragen stellen:

  • Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Kunden?

    80% des Umsatzes stammen in der Regel von 20% der KundInnen eines Unternehmens. Mit diesem Wissen können wir auf unterschiedliche Weise umgehen. Wir können uns 80% unserer Zeit auf diese Kunden konzentrieren, sie hegen und pflegen. Wir können in den übrigen 20% schauen, mit welchen Kunden zwar nicht direkt den großen Umsatz generieren – aber vielleicht indirekt. Vielleicht sind das genau die strategischen Kunden, die in der Außenwelt unsere Fürsprecher sind. Unsere Botschafter. Oder auch Potential, das es noch aufzubauen gilt. Und natürlich können wir die verbleibenden 20% dazu nutzen, zu fragen: „Was muss passieren, dass wir auch andere Kunden zu treuen Gefährten machen?“

  • Setzen Sie auf die richtigen Produkte?

    In der Regel wird mit 20% der Produkte eines Unternehmens 80% des Umsatzes gemacht. Hier müssen wir uns öfter mal an der eigenen Nase packen. Sind wir hier manchmal zu „romantisch“ unterwegs? Behalten wir Produkte im Portfolio, einfach weil sie schon immer da waren? Oder weil der Trennungsschmerz zu groß ist? Oder, weil wir doch schon so viel investiert haben, und sich das jetzt gefälligst irgendwie rechnen soll? Und naja, kennen wir unser Produktportfolio eigentlich? Also so richtig? Es hilft nichts, wollen wir auf Dauer effizient sein, müssen wir wissen, was unsere umsatzstärksten Produkte sind. Und warum sie das sind. Wem sie welchen Nutzen stiften. Daraus lassen sich mögliche Handlungsschritte einleiten, etwa wie viel Zeit in den Vertrieb dieser Produkte und Dienstleistungen gesteckt wird oder wie viel Werbung dafür gemacht werden sollte. Und natürlich auch, wie es mit dem Lebenszyklus dieser Produkte aussieht. Innovation – das Schlagwort der Stunde.

Fluch und Segen: Das Pareto Prinzip passt nicht immer

Sicherlich wäre niemand begeistert, wenn ein Chirurg seine OP zu 20% sehr gut und zu 80% ganz passabel macht. Oder wenn ein Pilot seine Maschine zu 20% sicher und zu 80% durchschnittlich landet. Auch im Restaurant oder beim Frisör wollen wir uns auf eine konstant gute Leistung verlassen können und nicht hoffen, dass heute gerade ein „20%-Tag“ ist.

Dennoch warnen Experten davor, ein Unternehmen strikt nach dem Pareto Prinzip umzukrempeln. Dies sei Effizienz an falscher Stelle. Cordula Nussbaum, eine bekannte Zeitmanagement-Expertin, verdeutlicht anhand eines anschaulichen Beispiels, was möglicherweise passieren kann. Sie hat einmal eine Firma beraten, die beschloss, statt Weihnachtskarten nur noch E-Mails an Kunden zu schicken. Auf den ersten Blick scheint das Sinn zu machen: minimaler Aufwand, gutes Ergebnis. Doch E-Mails haben nicht denselben Wert, wie eine Karte. Das Ziel, dem Kunden zu zeigen, dass man ihn wertschätzt, wird so nicht erreicht.

Hier hat sich das Unternehmen im ersten Moment nur auf das Versenden der Weihnachtsgrüße konzentriert, nicht aber auf das Ziel der Kundenbindung. Vielleicht wäre Pareto tatsächlich ein Weg gewesen – nur in anderer Form: Die wichtigsten 20% des gesamten Kundenstamms erhalten eine Weihnachtskarte. Persönlich und wertschätzend formuliert und unterschrieben. Die übrigen 80% erhalten eine freundliche E-Mail. 80% Kosten gespart – Ziel erreicht.

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Zeitmanagement mit dem Pareto Prinzip also ja? Oder doch nicht?

Die wirklich effiziente Antwort ist wie so oft im Leben: Es kommt darauf an. Und meist haben wir ein ganz gutes Gespür dafür, worauf es wirklich ankommt. Wir müssen uns nur die Zeit nehmen, uns damit auseinanderzusetzen. Dabei geht es darum, Ihre Aufgaben nach den wirklich wichtigen Dingen in Ihrem Alltag zu priorisieren und nicht den typischen Zeitdieben zum Opfer zu fallen.

 

Beruflich wie privat ist es tatsächlich die eine Frage, die uns voranbringen kann. Die Frage: „Was sind heute die wirklich wichtigen 20%, die ich heute tun sollte?“. Das ist nicht immer einfach. Aber es ist fast immer der Schlüssel zum Erfolg. Niemand geht in den Wald mit einer stumpfen Axt, um dann Stunde um Stunde zu vergeuden, einen Baum zu fällen. Wann haben Sie zuletzt Ihre Axt geschärft?

Pareto im „Richtigen Leben“ – Eine Anwendung(s-Checkliste)

Ein paar Punkte für Ihr erfolgreiches Zeitmanagement und für die Anwendung der 80/20-Denkweise in Ihrem Alltag:

  1. Was wollen Sie mit Ihrer Handlung erreichen?
    Konzentrieren Sie sich immer auf das gewünschte Ergebnis. Trägt Ihre Handlung zum Ergebnis bei
  2. Hinterfragen und reflektieren:
    Was sind die 20%, mit denen Sie 80% erreichen? Was hat in diesem Monat nicht zum Ergebnis geführt und was können Sie zukünftig weglassen
  3. Die Not-to-Do-Liste:
    Ein grandioses Instrument, mit dem Sie Ihr Bewusstsein schärfen für irrelevante Aufgaben und Zeitfresser schon im Vorfeld erkennen und vermeiden. Schreiben Sie dabei bewusst Tätigkeiten auf, die von Ihren wichtigen 20% ablenken und die Sie deshalb heute bewusst nicht machen werden.
  4. Bewusste und machbare Deadlines:
    Damit zwingen Sie sich gewissermaßen selbst dazu, die unwichtigen Dinge wegzulassen, um das Ergebnis in der geplanten Zeit zu schaffen.

Viel Erfolg!

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