Führung auf Distanz – Die 8 grundlegenden Tipps für Digital Leadership

Führung auf Distanz ist heutzutage keine Ausnahme mehr. Die Zusammenarbeit findet zunehmend digital statt. Und sowohl innerhalb von Teams eines Unternehmens, als auch bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit und Kooperation wird vermehrt auf digitale Lösungen gesetzt. Dabei können die Gründe vielseitig sein. Die Bedeutung von virtuellen Teams steigt immer weiter durch die digitale Vernetzung. Um diese digitalen Vorteile für sich zu nutzen und trotz physischer Distanz das Teamgefühl zu stärken, sollten Sie daher unbedingt diese Grundlagen kennen:

1. Die Besonderheit virtueller Teams erkennen

Virtuelle Teams sind Arbeitsgruppen, die auf der Grundlage von gemeinsamen Zielen zusammenarbeiten. Die Kommunikation untereinander findet dabei meist ausschließlich digital statt. In dem Zusammenhang ist es gar nicht so einfach, den Begriff der virtuellen Teams zu definieren. Das Spektrum reicht nämlich von Teams im Home Office innerhalb einer Organisation bis hin zu virtuellen, internationalen Kooperationen in einem Großprojekt.

Bei der Führung digitaler Teams ist es ganz normal, dass die persönlichen Kontakte zu einzelnen Teammitgliedern seltener sind als im gemeinsamen Büro. Auch die vorher spontanen Besprechungen im Team müssen bei der virtuellen Zusammenarbeit vielmehr geplant werden. Dies gilt umso mehr, wenn Ihre Teams in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.

2. Führung auf Distanz - Digitalisieren Sie Ihr Mindset

Ihnen kommt als Führungskraft eine besondere Schlüsselfunktion zu, denn es gilt für Sie, Ihre Führungskompetenzen auf die digitalen Bedingungen anzupassen. In vielen Situationen bedeutet das aktiv und mutig und gleichzeitig sensibel und verständnisvoll zu führen. Das klingt im ersten Moment einfach. Gleichzeitig stellt es Sie vielleicht vor ungeahnte Herausforderungen. Rufen Sie sich folgende Dinge immer wieder in Ihr Bewusstsein:

  1. Ihre schriftsprachliche Geschicklichkeit ist mehr denn je gefragt und ein viel wichtigeres Instrument als in einem Präsenzteam.
  2. Zu viel Kontrolle gefährdet die virtuelle Teamarbeit! Eine klare und transparente Steuerung von Prozessen, eine hohe Vertrauensbasis und ein gleichzeitig niedriges Kontrollbedürfnis sind bei der Führung virtueller Teams keine Gegensätze. Sie ergänzen sich vielmehr.
  3. Als Führungspersönlichkeit sind Sie ein Vorbild für die neue Arbeitsform und gleichzeitig AnleiterIn, um sicherzustellen, dass Ihr Team aktiv miteinander kommuniziert und an den gemeinsamen Zielen arbeitet.
  4. Sie schaffen die Rahmenbedingungen – Richten Sie für das Team Routinen ein. Geben Sie Ihnen die Möglichkeit der Mitsprache. Kommunizieren Sie klar und offen mit allen.
  5. Erfolgreiche Teams sind das Ergebnis von Geben und Nehmen. Hier ist das Stichwort: Feedback! Geben Sie ehrliches und konstruktives Feedback und fordern Sie es ein. Worauf Sie dabei achten müssen erfahren Sie in einem weiteren Artikel. Und eine gute Feedback-Kultur fördert auch das digitale Gemeinschaftsgefühl.

3. Schaffen Sie eine gute Vertrauensbasis im Team

Vertrauen ist die Grundsubstanz für erfolgreiches Führen auf Distanz. Dafür ist natürlich auch eine offene Kommunikation der Erwartungen essentiell. Versuchen Sie, nicht alles kontrollieren zu wollen, sondern geben Sie die Verantwortung soweit ab, sodass Ihr Team selbst diese Aufgabe übernehmen will. Wenn Sie Ihnen ehrlich das Gefühl geben, dass Sie Ihrem Team vertrauen und die Erledigung der Aufgabe in ihre Hänge legen, dann werden Sie dieses Vertrauen auch zurück erhalten.

4. Klare Strukturen schaffen

Grundsätzlich spielen klare Regeln für jede Art von Führungsarbeit eine zentrale Rolle. Doch besonders bei Führung auf Distanz sind klare Strukturen zu Do´s und Dont´s noch wichtiger. Für Sie als Führungskraft gilt es deshalb gemeinsam mit Ihrem Team bestimmte Aufgaben festzulegen und Grundregeln zu definieren. Jedes Teammitglied sollte genau wissen, was sein oder Ihr Beitrag ist, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen.

5. Kommunikationsregeln aufstellen und Führung auf Distanz erfolgreich meistern

Vielleicht kennen Sie das auch: Mal eben kurz telefonieren, dann eine E-Mail schreiben und kurz danach doch wieder in der Kollaborations-Software posten. So kann schnell der rote Faden bei virtuellen Teams verloren gehen. Deshalb sind Führungskräfte beim digital Leadership besonders gefragt. Definieren Sie für die Kommunikation feste Regeln. Diese gelten zum Beispiel für Meetings, für Absprachen oder für die Unterhaltung im Team. Legen Sie zum Beispiel auch fest, dass E-Mails nicht der geeignete Kommunikationskanal für Diskussionen über ein Thema sind. Schnell können solche „Ping-Pong-Mails“ in größeren Teams zu endlos langen Mailschlangen werden, bei welchen am Ende niemand mehr den Durchblick hat.

6. Interaktion im Team fördern

Es gilt die physische Interaktion, die in virtuellen Teams zwangsweise fehlt durch Alternativen zu ersetzen. Damit die Stimmung im Team immer gut und motivierend ist, sollten die Teammitglieder auch über die eigentlichen Aufgaben hinweg regelmäßig miteinander kommunizieren. Denn oftmals entstehen gerade in privaten Gesprächen in lockerer Atmosphäre die besten Ideen oder Visionen. Sie könnten sich zum Beispiel einen virtuellen Pausenraum einrichten oder regelmäßige Online-Events veranstalten.

7. Entscheidungen so persönlich wie möglich treffen

Nutzen Sie für Ihre Teambesprechungen oder Einzelgespräche, wenn möglich immer die Videokonferenz. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie ein direktes Feedback durch die Mimik und Gestik Ihrer Mitarbeitenden erhalten und Sie die Möglichkeit haben direkt darauf einzugehen. Vielleicht haben Sie sich bei einer Telefonkonferenz auch schon Mal dabei erwischt, gleichzeitig an anderen Dingen zu arbeiten? Das wird bei einer Videokonferenz wahrscheinlich seltener geschehen. Denn bei einer Videokonferenz wird das Verantwortungsbewusstsein der Teilnehmenden gestärkt und gleichzeitig die Aufmerksamkeit erhöht. Ein Videokonferenz ist deshalb auch die beste Form, um komplexe Sachverhalten zu klären oder gemeinsam neue Themen zu diskutieren.

8. Motivation stärken

Motivation ist ein großer Schlüsselfaktor für die Arbeitsbereitschaft der MitarbeiterInnen. Dabei gibt es kein einheitliches Rezept, wie Sie Ihre Mitarbeitenden am besten motivieren – stattdessen liegen jedem Menschen andere Motivatoren zu Grunde. Für Sie gilt es diese herauszufinden und zu stärken, damit Ihre Mitarbeiter nicht nur zufrieden sind, sondern gewisser Maßen über sich hinaus wachsen können. Was Sie sonst noch über Motivation wissen sollten, können Sie hier weiterlesen.

Führung auf Distanz - Unser Fazit

Die Chancen, die sich durch eine digitale Zusammenarbeit ergeben sind groß. Und dabei wird die Notwendigkeit von virtueller Zusammenarbeit und digitaler Führung immer präsenter. Die Herausforderungen, die sich dadurch für UnternehmerInnen und Führungskräfte ergeben erfordern nun ein Umdenken bestehender Strukturen. Es gilt sich mit dem Wandel zu entwickeln statt zu versuchen, alte Muster beizubehalten. Nur so können Teams und gleichzeitig die Unternehmen langfristig erfolgreich sein.

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